2007年曾是快印店的瑞年,家家戶戶門庭若市,訂單應接不暇。上海靈燕也是如此,經常有客戶為了早下單而給前臺女孩買零食。前臺女孩的歡呼雀躍,背后卻是印前工作人員的不斷抱怨。“人太少,單子來不及做,再招點兒人吧!”
那時候招聘相對容易,薪資印刷報價要求不是很高。招人,開店是快印店的主旋律,對于此,我也曾這么認為。但發現人員增加后,錯單率和瑣碎事務也隨之增高。顯然如果不練好內功而盲目擴張,必然會因管理混亂而降低毛利率,并造成客戶滿意度下降,品牌價值受損。因此我認為如何解決人多,事多與產值低,效能低的矛盾更為重要。
用流程減少內耗
首先我們研究一下矛盾產生的原因。大多數快印店的工作流程是:
1.售前了解客戶需求:包括紙張規格、套數、彩色黑白、單雙面、裝訂等制作信息,然后給客戶報價;
2.客戶確認報價后,ERP開單,再次錄入步驟1的信息;
3.印前進行文件處理,轉換成PDF格式,跟步驟1信息比對準確性;
4.打印工單。如果是手開單更悲催,需要再抄一遍步驟1的信息;
5.機房、印后根據工單人工讀單(其實還是步驟1的那些信息),然后在輸出設備上做相應設置。
大家一眼就發現,由于作業信息與生產鏈的不融合,導致信息被反復地錄入、比對、解讀、設置。這個過程只要一不小心,就會出現生產的錯誤。多打或少打;單面打成雙面;鐵圈裝成膠圈……各種事故,各種內耗。
解決這個問題的自然是—JDF(Job Dofinition Format,即活件描述格式)。JDF自產生之日起,就被賦予解決創意、印前、印刷、印后、交付等各個印刷環節中信息交流的使命。
自2003年起,上海靈燕就一直致力于開發自主的ERP軟件,但今天一個簡單的ERP系統已經不能滿足日益增長的印刷作業,尤其是越來越碎片化的印刷作業。2009年,我深刻的意識到:不支持JDF的ERP,不是好的ERP。帶有JDF的ERP是我們的神經系統,沒有強大的神經系統,快印店買再好的硬件設備都會顯得事倍功半,無法充分發揮設備的產能,由此,再版ERP勢在必行。
再版后的ERP實現了PDF文檔與作業信息的結合,把報價、開單、文件處理、打印工單等環節統一起來。前臺開單,就能自動報價;關聯文檔,就能產生JDF;JDF發到輸出設備,設備就能自動解讀,無須再次設置。這樣實施后,公司錯單率顯著降低,尤其是原來那些因為信息溝通錯誤而導致的錯單得到了有效的避免。