2007年曾是快印店的瑞年，家家戶戶門庭若市，訂單應接不暇。上海靈燕也是如此，經常有客戶為了早下單而給前臺女孩買零食。前臺女孩的歡呼雀躍，背后卻是印前工作人員的不斷抱怨。“人太少，單子來不及做，再招點兒人吧！”
那時候招聘相對容易，薪資印刷報價要求不是很高。招人，開店是快印店的主旋律，對于此，我也曾這么認為。但發現人員增加后，錯單率和瑣碎事務也隨之增高。顯然如果不練好內功而盲目擴張，必然會因管理混亂而降低毛利率，并造成客戶滿意度下降，品牌價值受損。因此我認為如何解決人多，事多與產值低，效能低的矛盾更為重要。
用流程減少內耗
首先我們研究一下矛盾產生的原因。大多數快印店的工作流程是：
1.售前了解客戶需求：包括紙張規格、套數、彩色黑白、單雙面、裝訂等制作信息，然后給客戶報價；
2.客戶確認報價后，ERP開單，再次錄入步驟1的信息；
3.印前進行文件處理，轉換成PDF格式，跟步驟1信息比對準確性；
4.打印工單。如果是手開單更悲催，需要再抄一遍步驟1的信息；
5.機房、印后根據工單人工讀單（其實還是步驟1的那些信息），然后在輸出設備上做相應設置。
大家一眼就發現，由于作業信息與生產鏈的不融合，導致信息被反復地錄入、比對、解讀、設置。這個過程只要一不小心，就會出現生產的錯誤。多打或少打；單面打成雙面；鐵圈裝成膠圈……各種事故，各種內耗。
解決這個問題的自然是—JDF（Job Dofinition Format，即活件描述格式）。JDF自產生之日起，就被賦予解決創意、印前、印刷、印后、交付等各個印刷環節中信息交流的使命。
自2003年起，上海靈燕就一直致力于開發自主的ERP軟件，但今天一個簡單的ERP系統已經不能滿足日益增長的印刷作業，尤其是越來越碎片化的印刷作業。2009年，我深刻的意識到：不支持JDF的ERP，不是好的ERP。帶有JDF的ERP是我們的神經系統，沒有強大的神經系統，快印店買再好的硬件設備都會顯得事倍功半，無法充分發揮設備的產能，由此，再版ERP勢在必行。
再版后的ERP實現了PDF文檔與作業信息的結合，把報價、開單、文件處理、打印工單等環節統一起來。前臺開單，就能自動報價；關聯文檔，就能產生JDF；JDF發到輸出設備，設備就能自動解讀，無須再次設置。這樣實施后，公司錯單率顯著降低，尤其是原來那些因為信息溝通錯誤而導致的錯單得到了有效的避免。
